Konzeptionsarbeit & Tagespläne in der Kita mit KI erstellen

Eine pädagogische Konzeption zu überarbeiten gehört zu den Aufgaben, die im Kita-Alltag gerne immer wieder nach hinten rutschen. Nicht unbedingt, weil die pädagogischen Ideen fehlen. Häufig fehlt schlicht die Zeit, Gedanken aus Teamsitzungen, Notizen, Qualitätsprozessen und bestehenden Dokumenten zu einem verständlichen und einheitlichen Text zusammenzuführen.

Ähnlich sieht es bei der Tagesplanung aus. Welche Termine stehen fest? Welche Materialien werden gebraucht? Wann ist Zeit für Freispiel? Welche Räume werden genutzt? Und wie bleibt der Tagesablauf flexibel genug, um auf die Interessen und Bedürfnisse der Kinder reagieren zu können? Künstliche Intelligenz kann bei beiden Aufgaben unterstützen. Sie kann Stichpunkte strukturieren, vorhandene Texte überarbeiten, verschiedene Textstände vergleichen oder aus bereits getroffenen Entscheidungen einen übersichtlichen Planungsentwurf erstellen. Dabei gilt allerdings ein wichtiger Grundsatz: Eine KI kann eine pädagogische Konzeption formulieren. Sie kann sie nicht für eine Einrichtung entwickeln.

Die pädagogische Haltung, Ziele und Entscheidungen müssen vom Team und vom Träger kommen. In diesem Praxisleitfaden erfährst du:

• wie KI bei der Konzeptionsarbeit unterstützen kann,
• welche Aufgaben weiterhin beim Team bleiben,
• wie du aus Stichpunkten Konzeptionsabschnitte erstellst,
• wie du bestehende Konzeptionen überprüfen und überarbeiten lässt,
• wie KI Tagespläne strukturieren kann,
• welche Prompts sich dafür eignen,
• und worauf du bei Datenschutz, Datensouveränität und fachlicher Prüfung achten solltest.

Warum die pädagogische Konzeption mehr ist als ein schönes Dokument

Eine Kita-Konzeption beschreibt nicht nur nach außen, was eine Einrichtung macht. Sie bildet eine Grundlage dafür, wie pädagogisches Handeln verstanden, begründet und weiterentwickelt wird. Dazu können beispielsweise das Bild vom Kind, pädagogische Grundhaltungen, Partizipation, Bildungs- und Lernprozesse, die Zusammenarbeit mit Familien, Eingewöhnung, Übergänge, Inklusion, Beobachtung und Dokumentation sowie Qualitätsentwicklung gehören. Die pädagogische Konzeption hat außerdem einen gesetzlichen Bezug. § 22a SGB VIII nennt die Entwicklung und den Einsatz einer pädagogischen Konzeption ausdrücklich als Grundlage für die Erfüllung des Förderungsauftrags und verbindet sie mit Verfahren zur Evaluation der Arbeit. Bei betriebserlaubnispflichtigen Einrichtungen ist die Konzeption außerdem im Rahmen des Antrags auf Betriebserlaubnis vorzulegen. Nach § 45 SGB VIII muss sie unter anderem Auskunft über Maßnahmen zur Qualitätsentwicklung und -sicherung geben.

Das macht deutlich: Eine Konzeption ist kein Text, den eine KI einfach „für die Kita schreiben“ sollte. Sie muss die tatsächliche pädagogische Arbeit der Einrichtung widerspiegeln.

Wo KI bei der Konzeptionsarbeit sinnvoll unterstützen kann

Bei der Arbeit mit KI hilft eine klare Trennung zwischen pädagogischer Entscheidung und sprachlicher Verarbeitung. Ein Team kann beispielsweise gemeinsam festlegen: Kinder sollen bei Entscheidungen, die ihren Alltag betreffen, alters- und situationsangemessen beteiligt werden. Ist diese pädagogische Aussage geklärt, kann KI helfen, vorhandene Stichpunkte zu strukturieren, einen ersten Textentwurf zu formulieren, Wiederholungen zu erkennen oder unterschiedliche Textfassungen miteinander zu vergleichen. Auch sehr lange oder uneinheitlich formulierte Abschnitte lassen sich sprachlich überarbeiten. Entscheidend ist dabei, dass die KI nicht beginnt, fehlende pädagogische Entscheidungen selbst zu ergänzen. Eine sinnvolle Arbeitsteilung lautet deshalb:

Team diskutiert → Team entscheidet → Aussagen werden festgehalten → KI strukturiert und formuliert → Team prüft → Team gibt die endgültige Fassung frei.

Der entscheidende Unterschied lautet: Die KI unterstützt die Konzeptionsarbeit. Sie ersetzt sie nicht.

Was die KI nicht entscheiden sollte

Problematisch wäre beispielsweise dieser Auftrag: „Schreibe uns eine moderne pädagogische Konzeption für unsere Kita.“

Damit müsste die KI zahlreiche pädagogische Entscheidungen selbst treffen. Sie könnte beispielsweise behaupten, die Einrichtung arbeite offen, Kinder hätten freie Raumwahl, Mahlzeiten würden gleitend angeboten oder Eltern seien an bestimmten Entscheidungen beteiligt. Vielleicht stimmt das. Vielleicht aber auch nicht. Gerade darin liegt ein Risiko von Sprachmodellen: Ein professionell formulierter Text kann eine Praxis beschreiben, die in der Einrichtung überhaupt nicht existiert. Deshalb sollte KI erst dann formulieren, wenn die wesentlichen pädagogischen Aussagen bereits geklärt sind.

Konzeptionsarbeit mit KI: Schritt für Schritt

Schritt 1: Die pädagogische Position zuerst selbst klären

Nehmen wir als Beispiel das Thema Partizipation. In einer Teamsitzung könnten folgende Stichpunkte entstehen:

• Kinder werden bei Entscheidungen ihres Alltags beteiligt.
• Beteiligungsmöglichkeiten richten sich nach Alter und Situation.
• Kinder entscheiden beispielsweise über Spielpartner und Spielmaterialien.
• Im Morgenkreis können Wünsche und Themen eingebracht werden.
• Beschwerden der Kinder werden ernst genommen.
• Grenzen bestehen beispielsweise bei Sicherheit oder verbindlichen Vorgaben.
• Beteiligung bedeutet nicht, dass Kinder jede Entscheidung allein treffen.

Mit solchen Informationen kann eine KI arbeiten. Ohne diese Grundlage müsste sie die Haltung der Einrichtung selbst ergänzen oder aus allgemeinen Mustern ableiten.

KI-Prompt 1: Aus pädagogischen Stichpunkten einen Konzeptionsabschnitt erstellen

Du unterstützt mich beim sprachlichen Formulieren eines Abschnitts unserer pädagogischen Kita-Konzeption. Die pädagogischen Aussagen und Entscheidungen wurden bereits von unserem Team getroffen. Formuliere ausschließlich auf Grundlage der folgenden Stichpunkte einen zusammenhängenden Text. Beachte folgende Regeln:

• Ergänze keine pädagogischen Methoden oder Vorgehensweisen, die nicht in meinen Angaben enthalten sind.
• Erfinde keine Angebote, Abläufe oder Beteiligungsformen.
• Verändere die pädagogische Aussage nicht.
• Formuliere professionell, verständlich und praxisnah.
• Vermeide unnötige Fachsprache.
• Formuliere nicht verbindlicher, als es meine Stichpunkte erlauben.
• Wenn Informationen fehlen, ergänze sie nicht selbst.
• Liste offene Punkte anschließend unter „Im Team klären“ auf.

Thema:
[THEMA]

Pädagogische Stichpunkte:
[STICHPUNKTE]

Gerade die Formulierung „Im Team klären“ ist bei Konzeptionsarbeit hilfreich. Eine KI muss nicht jede Lücke schließen. Manchmal ist die richtige Konsequenz schlicht: Darüber muss das Team noch sprechen.

Praxisbeispiel: Aus Stichpunkten wird ein Konzeptionsabschnitt

Aus den genannten Angaben könnte beispielsweise dieser Entwurf entstehen: Partizipation in unserer Einrichtung

Kinder sollen ihren Kita-Alltag aktiv mitgestalten können. Deshalb schaffen wir unterschiedliche Möglichkeiten, eigene Interessen, Wünsche und Ideen einzubringen. Die Möglichkeiten zur Beteiligung orientieren sich am Alter, an der jeweiligen Situation und an den Bedürfnissen der Kinder. Im Alltag können Kinder beispielsweise bei der Wahl ihrer Spielpartner und Spielmaterialien Entscheidungen treffen. Auch im Morgenkreis erhalten sie Gelegenheit, Wünsche und Themen einzubringen. Beteiligung bedeutet für uns nicht, dass Kinder jede Entscheidung allein treffen. Dort, wo Sicherheit, Schutz oder verbindliche organisatorische beziehungsweise gesetzliche Anforderungen betroffen sind, tragen die Erwachsenen weiterhin Verantwortung. Gleichzeitig nehmen wir Rückmeldungen und Beschwerden der Kinder ernst und greifen diese im pädagogischen Alltag auf. Die KI hat hier keine neue pädagogische Haltung entwickelt. Sie hat eine bereits vorhandene Haltung sprachlich strukturiert.

KI-Prompt 2: Einen bestehenden Konzeptionsabschnitt überprüfen

Oft existiert bereits eine Konzeption. Dann muss nicht alles neu geschrieben werden. KI kann zunächst helfen zu erkennen, was sich überhaupt verändert hat:

Vergleiche den folgenden bestehenden Abschnitt unserer Kita-Konzeption mit den aktuellen Aussagen unseres Teams.

Prüfe:

• Welche Aussagen stimmen weiterhin überein?
• Welche Aussagen des alten Textes werden durch unsere aktuellen Stichpunkte nicht mehr gestützt?
• Welche aktuellen Punkte fehlen?
• Gibt es Widersprüche?
• Gibt es unnötige Wiederholungen?

Ergänze keine eigenen pädagogischen Positionen. Erstelle zunächst nur eine Gegenüberstellung.

Bestehender Konzeptionsabschnitt:
[TEXT]

Aktuelle Aussagen des Teams:
[STICHPUNKTE]

Dieser Zwischenschritt ist häufig sinnvoller als der pauschale Auftrag: „Schreib unsere Konzeption neu.“

KI-Prompt 3: Einen Konzeptionsabschnitt überarbeiten

Nach dem Vergleich kann ein Folgeauftrag lauten:

Überarbeite den Konzeptionsabschnitt auf Grundlage unserer aktuellen Teamentscheidungen.

Verwende ausschließlich Aussagen, die durch unsere Angaben gestützt werden. Entferne überholte Aussagen. Ergänze keine neuen pädagogischen Methoden, Ziele oder Versprechen. Schreibe professionell und verständlich. Wenn eine Information noch nicht geklärt ist, schreibe:

[IM TEAM KLÄREN]

So wird verhindert, dass eine offene Teamfrage unbemerkt durch eine plausible KI-Antwort ersetzt wird.

KI kann auch bei der Gliederung einer Konzeption helfen

In vielen Einrichtungen existieren ältere Konzeptionsfassungen, Protokolle, einzelne Word-Dokumente, Qualitätsziele und Notizen aus Teamsitzungen nebeneinander. KI kann dabei helfen, diese Inhalte zunächst zu sortieren, bevor überhaupt neue Texte formuliert werden. Ein möglicher Auftrag lautet:

Ordne die folgenden vorhandenen Themen unserer Kita-Konzeption in eine nachvollziehbare Gliederung.

Fasse ähnliche Themen unter gemeinsamen Überschriften zusammen.

Entferne keine Inhalte.

Ergänze keine neuen Themen als bestehende Praxis.

Wenn dir ein zusätzlicher Abschnitt sinnvoll erscheint, führe ihn ausschließlich unter „Möglicher Klärungsbedarf“ auf.

Inhalte:
[LISTE]

Damit wird KI vor allem zum Strukturierungswerkzeug.

Konzeptionsarbeit bleibt Teamarbeit

Der eigentliche Wert der Konzeptionsarbeit liegt häufig nicht nur im fertigen Dokument, sondern im gemeinsamen Prozess davor. Wenn ein Team darüber diskutiert, was Partizipation in der eigenen Einrichtung konkret bedeutet, entsteht mehr als ein Absatz für die Website oder ein PDF. Das Team verständigt sich darüber, wie es pädagogisch handeln möchte und welche gemeinsamen Grundsätze tatsächlich gelten. Diesen Prozess sollte KI nicht abkürzen. Die sinnvolle Reihenfolge bleibt deshalb:

Diskussion → Entscheidung → Stichpunkte → KI-Entwurf → Teamprüfung

und nicht:

KI → fertige Konzeption → Team übernimmt

Tagespläne in der Kita mit KI erstellen

Neben langfristiger Konzeptionsarbeit kann KI auch bei kurzfristigeren Planungsaufgaben helfen, zum Beispiel bei einem Tagesplan. Dabei sollte ein Kita-Tagesplan allerdings nicht wie ein starrer Stundenplan verstanden werden. Kinder entwickeln eigene Spielideen, Situationen dauern länger als geplant und manchmal verändert schon das Wetter den Ablauf. Ein Kind benötigt an einem bestimmten Tag mehr Begleitung oder aus einer spontanen Spielsituation entwickelt sich ein Lernprozess, für den bewusst mehr Zeit eingeräumt wird. Auch § 22a SGB VIII formuliert, dass sich das Angebot pädagogisch und organisatorisch an den Bedürfnissen der Kinder und ihrer Familien orientieren soll. Deshalb sollte auch ein KI-generierter Tagesplan: Orientierung geben – nicht den Tag diktieren.

Welche Informationen braucht die KI für einen Tagesplan?

Vor dem Prompt können beispielsweise folgende Punkte festgehalten werden:

• Planungszeitraum,
• feste Mahlzeiten,
• Ruhezeiten,
• bereits vereinbarte Aktivitäten,
• Räume,
• geplante Außenzeiten,
• benötigtes Material,
• Termine,
• Übergänge,
• Vorbereitungszeiten,
• bewusst freigehaltene Zeiträume,
• pädagogische Schwerpunkte.

Dabei gilt auch hier: Die KI braucht nicht automatisch Namen einzelner Kinder. Für viele Planungsaufgaben genügt beispielsweise: „Kleingruppe mit fünf Vorschulkindern“ statt einer Liste mit fünf vollständigen Namen.

KI-Prompt 4: Einen Tagesplan für die Kita erstellen

Du unterstützt mich dabei, aus bereits feststehenden Informationen einen übersichtlichen Tagesplan für eine Kita-Gruppe zu erstellen. Erstelle keinen starren Stundenplan, sondern einen flexiblen Planungsentwurf. Beachte folgende Regeln:

• Verwende nur die von mir genannten Termine, Aktivitäten und Rahmenbedingungen.
• Erfinde keine pädagogischen Angebote.
• Verändere keine feststehenden Uhrzeiten.
• Fülle freie Zeiträume nicht automatisch mit zusätzlichen Aktivitäten.
• Kennzeichne flexible Zeiträume deutlich als „flexibel“.
• Wenn zwei Angaben zeitlich nicht zusammenpassen, löse den Konflikt nicht selbst, sondern markiere ihn unter „Prüfpunkt“.
• Ergänze keine personenbezogenen Informationen.

Stelle das Ergebnis als Tabelle dar:

Zeit | Situation/Aktivität | Ort | Vorbereitung/Material | Hinweis

Meine Angaben:
[ANGABEN EINFÜGEN]

Praxisbeispiel: Aus Stichpunkten wird ein Tagesplan

Angenommen, folgende Informationen stehen bereits fest:

• Kita geöffnet ab 7:00 Uhr
• Ankommen und Freispiel
• Frühstück um 8:30 Uhr
• Morgenkreis ungefähr um 9:15 Uhr
• Kleingruppenangebot: Pflanzen umtopfen
• parallel Freispiel
• anschließend möglichst nach draußen
• Mittagessen um 11:45 Uhr
• danach Ruhephase
• keine Namen einzelner Kinder verwenden

Daraus könnte ein KI-Entwurf beispielsweise so aussehen:

Zeit	Situation/Aktivität	Ort	Vorbereitung/Material
7:00–8:30 Uhr	Ankommen und Freispiel	Gruppen- und Spielbereiche	Räume vorbereiten
8:30 Uhr	Frühstück	Essbereich	Frühstück vorbereiten
ca. 9:15 Uhr	Morgenkreis	Gruppenraum	flexibel nach dem Frühstück
anschließend	Pflanzen umtopfen / parallel Freispiel	vorbereiteter Bereich	Pflanzen, Erde, Töpfe
flexibel	Freispiel draußen	Außengelände	wetterabhängig
11:45 Uhr	Mittagessen	Essbereich	–
anschließend	Ruhe- und Entspannungsphase	entsprechende Bereiche	individuelle Bedürfnisse berücksichtigen

Die KI hat dabei kein neues pädagogisches Angebot erfunden. Sie hat bereits feststehende Informationen geordnet und sichtbar gemacht.

Warum KI-Tagespläne schnell zu voll werden können

Sprachmodelle versuchen häufig, Aufgaben möglichst vollständig zu bearbeiten. Bei einem Tagesplan kann deshalb aus wenigen Angaben plötzlich ein dichtes Programm mit Morgenkreis, Kreativangebot, Experiment, Bewegungsangebot, Bilderbuch und Abschlussrunde entstehen. Auf den ersten Blick sieht ein solcher Plan produktiv aus. Pädagogisch kann er aber genau das Gegenteil bewirken, wenn kaum noch Raum für Freispiel, Übergänge und situative Entwicklungen bleibt. Freie Zeit ist keine Lücke, die automatisch gefüllt werden muss. Deshalb gehört in einen guten Tagesplan-Prompt ausdrücklich: „Fülle freie Zeiträume nicht automatisch mit zusätzlichen Angeboten.“

KI-Prompt 5: Einen Tagesplan auf Überplanung prüfen

KI muss nicht immer selbst planen. Sie kann auch genutzt werden, um einen bereits vorhandenen Plan auf formale Auffälligkeiten zu prüfen.

Prüfe den folgenden Tagesplan auf mögliche Überplanung. Stelle keine eigene pädagogische Planung an. Prüfe ausschließlich:

• Wie viele feste Übergänge gibt es?
• Wie viele zeitlich festgelegte Aktivitäten gibt es?
• Wo entstehen sehr kurze Zeitfenster?
• Wo fehlen erkennbare flexible Phasen?
• Gibt es zeitliche Überschneidungen?
• Wo könnte der Plan besonders störanfällig sein?

Bewerte die pädagogischen Angebote nicht als gut oder schlecht.

Markiere lediglich Stellen, die das Team noch einmal prüfen sollte.

Tagesplan:
[PLAN]

Damit lautet die Aufgabe nicht:

„Mach unseren Tagesplan besser.“

Sondern:

„Zeig uns Stellen, die wir selbst noch einmal überprüfen sollten.“

KI-Prompt 6: Aus einem Tagesplan eine Materialliste erstellen

Auch kleine organisatorische Aufgaben können im Alltag Zeit sparen:

Erstelle aus dem folgenden Tagesplan eine Material- und Vorbereitungsliste.

Verwende ausschließlich Materialien und Vorbereitungen, die sich direkt aus dem Plan ergeben. Erfinde keine zusätzlichen Materialien. Ordne die Liste in:

• vor Beginn vorbereiten,
• für pädagogische Aktivitäten bereitstellen,
• für Mahlzeiten und Übergänge vorbereiten,
• anschließend aufräumen beziehungsweise zurückstellen.

Tagesplan:
[PLAN]

Gerade solche Aufgaben eignen sich gut für KI-Unterstützung, weil die pädagogische Entscheidung bereits gefallen ist und die KI lediglich vorhandene Informationen strukturiert.

Was ist mit Wochen- und Projektplänen?

Dasselbe Prinzip lässt sich auf größere Planungseinheiten übertragen. KI kann vorhandene Projektideen ordnen, Materialien zusammenstellen, Termine strukturieren oder aus Teamsitzungsnotizen eine Aufgabenübersicht erzeugen. Wichtig bleibt jedoch: Die KI sollte Interessen von Kindern nicht erfinden. Problematisch wäre beispielsweise: „Plane eine Dinosaurier-Projektwoche für unsere Gruppe.“ wenn Dinosaurier im aktuellen Gruppenalltag überhaupt kein relevantes Thema sind.

Besser wäre: „Die Kinder beschäftigen sich seit mehreren Tagen mit Dinosaurierfiguren, vergleichen Größen und fragen nach Lebensräumen. Wir haben folgende Ideen gesammelt. Ordne diese zu einem flexiblen Wochenentwurf.“

Die Reihenfolge bleibt:

Beobachtung → pädagogische Entscheidung → KI-Unterstützung

Datenschutz bei Konzeptionsarbeit und Tagesplanung

Gerade bei der Konzeptionsarbeit können Arbeitsdokumente schnell mehr enthalten, als für einen KI-Auftrag tatsächlich notwendig ist. Neben pädagogischen Aussagen können beispielsweise Namen von Beschäftigten, interne Absprachen, Informationen über Kinder und Familien, Fallbeispiele oder Angaben zu Unterstützungsbedarfen enthalten sein. Deshalb sollte vor jeder Eingabe geklärt werden: Welche Informationen benötigt das KI-System für diese konkrete Aufgabe wirklich?

Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, Einsatzfelder und Zwecke vor dem KI-Einsatz festzulegen und ausdrücklich zu prüfen, ob Aufgaben ohne personenbezogene Daten umgesetzt werden können. Dabei weist sie darauf hin, dass Personenbezug nicht nur durch Namen oder Adressen entstehen kann. Für die praktische Arbeit bedeutet das beispielsweise: Für die sprachliche Überarbeitung eines allgemeinen Konzeptionsabschnitts über Partizipation benötigt eine KI normalerweise keine Namen einzelner Kinder, Familien oder Mitarbeitenden.

Local First: Wo werden die Informationen eigentlich verarbeitet?

Bei sensiblen Kita-Dokumenten reicht es nicht, nur zu fragen:

„Was gebe ich in die KI ein?“

Mindestens genauso wichtig ist:

„Wo werden meine Eingaben verarbeitet?“

Die Datenschutzkonferenz unterscheidet ausdrücklich zwischen technisch geschlossenen und offenen KI-Systemen. Bei geschlossenen Systemen erfolgt die Verarbeitung in einer abgegrenzten technischen Umgebung; bei offenen, beispielsweise cloudbasierten Systemen, können Eingabedaten den geschützten Bereich der Anwender verlassen. Die DSK bezeichnet technisch geschlossene Systeme aus datenschutzrechtlicher Sicht als vorzugswürdig. Genau hier setzt der Local-First-Gedanke von KITA DIGITAL an: Wenn bei einer Aufgabe sensible oder interne Informationen verarbeitet werden könnten, sollte zuerst geprüft werden, ob die Aufgabe in einer lokalen beziehungsweise technisch geschlossenen Umgebung erledigt werden kann. Ein lokal oder offline betriebenes KI-System kann den Vorteil haben, dass Inhalte nicht für jede Verarbeitung zunächst an einen externen KI-Anbieter übertragen werden müssen, vorausgesetzt, das konkrete System verarbeitet tatsächlich lokal und greift nicht im Hintergrund auf externe Dienste zurück.

Gerade bei Konzeptionsarbeit ist das relevant. Aus einem zunächst allgemeinen Text können während der Bearbeitung schnell interne Teamfragen, konkrete Fallbeispiele, Personalthemen oder Entwicklungsbeobachtungen werden.

Local First bedeutet deshalb nicht: Cloud ist grundsätzlich verboten.

Es bedeutet vielmehr: Bei sensiblen Arbeitsprozessen zuerst prüfen, ob die Verarbeitung datensouveräner und technisch geschlossener erfolgen kann. Auch die DSK weist darauf hin, dass Anwendungen vorzugswürdig sind, bei denen Ein- und Ausgabedaten nicht für Trainingszwecke verwendet werden. Trotzdem gilt: Lokal bedeutet nicht automatisch datenschutzfrei. Auch intern verarbeitete personenbezogene Daten benötigen einen passenden organisatorischen und rechtlichen Rahmen. Entscheidend bleiben unter anderem Zweck, Datenart, Zugriffsrechte, technische Absicherung und die Freigabe durch die verantwortliche Stelle.

Human in the Loop: Die letzte Entscheidung bleibt beim Menschen

Der technische Verarbeitungsort ist nur eine Seite eines verantwortungsvollen KI-Einsatzes. Die andere ist die Frage, wer den fertigen Inhalt bewertet und verantwortet. Bei Konzeptionsarbeit sollte deshalb kein Text allein deshalb übernommen werden, weil er sprachlich überzeugend klingt. Eine verantwortliche Fachkraft beziehungsweise das Team muss prüfen, ob Aussagen tatsächlich der gemeinsamen Haltung und der realen Praxis entsprechen. Für KITA DIGITAL lassen sich beide Prinzipien deshalb gut zusammenfassen: Local First schützt den Arbeitsprozess. Human in the Loop schützt die fachliche Entscheidung.

Oder noch einfacher: Die KI strukturiert und formuliert. Das Team prüft und entscheidet.

6 typische Fehler bei KI-gestützter Konzeptionsarbeit

1. Die KI erfindet pädagogische Praxis

Aus: „Partizipation ist uns wichtig.“

wird: „Die Kinder entscheiden täglich demokratisch über den gesamten Tagesablauf.“

Das kann vollständig erfunden sein.

2. Der Text klingt besser als die tatsächliche Praxis

Eine KI kann sehr überzeugend formulieren. Die wichtigste Kontrollfrage lautet deshalb:

Tun wir das wirklich so?

3. Offene Teamfragen werden von der KI beantwortet

Wenn das Team noch keine gemeinsame Position gefunden hat, sollte die KI diese nicht ersetzen. Besser:

[IM TEAM KLÄREN]

4. Der Tagesplan wird zu einem Stundenplan

KI-Entwürfe können dazu neigen, jede freie Phase mit Aktivitäten zu füllen. Deshalb sollten flexible Zeit und Freispiel bewusst erhalten bleiben.

5. Interne oder personenbezogene Daten werden unnötig übertragen

Viele Strukturierungs- und Formulierungsaufgaben funktionieren ohne Namen oder konkrete Einzelfalldaten. Zusätzlich sollte geprüft werden, wo die eingegebenen Informationen verarbeitet werden und ob sie die eigene technische Umgebung verlassen.

6. Ein flüssiger Text wird ungeprüft übernommen

Auch ein hervorragend formulierter KI-Text kann sachlich falsch, unpassend oder überinterpretiert sein. Die DSK weist darauf hin, dass sich Anwender nicht auf die Richtigkeit von KI-Ergebnissen verlassen sollten und eine Prüfung erforderlich ist.

Checkliste: Kann dieser Konzeptionsabschnitt übernommen werden?

Vor der Freigabe helfen diese Fragen:

• Stammt die pädagogische Aussage tatsächlich aus unserem Team?
• Beschreibt der Text unsere reale Praxis?
• Hat die KI Methoden, Angebote oder Ziele ergänzt?
• Sind Aussagen verbindlicher geworden als ursprünglich vorgesehen?
• Gibt es Widersprüche zu anderen Teilen unserer Konzeption?
• Sind offene Fragen sichtbar geblieben?
• Enthält der Text unnötige personenbezogene oder interne Informationen?
• Wo werden meine Eingaben verarbeitet – lokal beziehungsweise intern oder bei einem externen Anbieter?
• War das eingesetzte KI-System für diesen Zweck freigegeben?
• Können die beteiligten Fachkräfte den Text fachlich vertreten?
• Wurde die endgültige Fassung geprüft?

Checkliste: Ist der KI-Tagesplan praxistauglich?

• Stimmen alle feststehenden Zeiten?
• Wurden Aktivitäten ergänzt, die wir nicht geplant haben?
• Gibt es ausreichend flexible Phasen?
• Bleibt Raum für Freispiel?
• Sind Übergänge realistisch?
• Gibt es zeitliche Überschneidungen?
• Sind benötigte Materialien berücksichtigt?
• Enthält der Plan unnötige personenbezogene Daten?
• Kann der Plan situativ verändert werden?
• Hat eine verantwortliche Fachkraft ihn geprüft?

Kostenlose Praxismappe: Konzeption & Tagesplanung mit KI

Damit du diese Schritte direkt im Kita-Alltag einsetzen kannst, habe ich eine kostenlose KITA-DIGITAL-Praxismappe vorbereitet. Sie enthält vier Arbeitsblätter:

1. Konzeptionsabschnitt vorbereiten – aktuelle Praxis, pädagogische Haltung, verbindliche Aussagen und offene Teamfragen festhalten.
2. KI-Auftrag formulieren – Rolle, Aufgabe, Kontext, Kriterien und gewünschte Ausgabe strukturiert vorbereiten.
3. Tagesplan vorbereiten – feste Rahmenbedingungen, Aktivitäten, Freispiel, Materialien und flexible Phasen übersichtlich erfassen.
4. Qualitätscheck – prüfen, ob der KI-Entwurf tatsächlich zur Einrichtung passt, welche Daten verwendet wurden und wo die Eingaben verarbeitet werden.

Kostenlose Praxismappe: Konzeption & Tagesplanung mit KI

Strukturiere pädagogische Aussagen, entwickle klare KI-Aufträge und prüfe Konzeptions- und Planungsentwürfe, bevor du sie übernimmst.

Die pädagogische Haltung kommt vom Team

KI kann bei Konzeptionsarbeit viel Schreib- und Strukturierungsarbeit abnehmen. Sie kann Stichpunkte ordnen, Formulierungen vorschlagen, alte und neue Textstände vergleichen oder aus bereits getroffenen Entscheidungen übersichtliche Planungsentwürfe erzeugen. Was sie nicht übernehmen sollte, ist die zentrale Frage: „Wie wollen wir in unserer Einrichtung pädagogisch arbeiten?“ Diese Entscheidung muss beim Team und beim Träger bleiben. Auch beim Tagesplan gilt: Eine KI kann eine Struktur anbieten. Sie weiß aber nicht, welches Kind an diesem Morgen mehr Begleitung benötigt, welche Spielidee sich gerade entwickelt oder wann es sinnvoll ist, einen geplanten Ablauf bewusst zu verändern. Und bei sensiblen Informationen kommt noch eine weitere Ebene hinzu: Nicht nur was wir einer KI übergeben, sondern auch wo diese Informationen verarbeitet werden, gehört zu einem verantwortungsvollen KI-Einsatz. Deshalb gilt:

Pädagogische Entscheidungen bleiben beim Menschen. Sensible Daten sollten möglichst datensouverän verarbeitet werden. KI unterstützt bei Struktur und Formulierung.

Häufige Fragen zu Konzeptionsarbeit und Tagesplanung mit KI

Kann KI eine Kita-Konzeption schreiben?

KI kann aus bereits festgelegten pädagogischen Aussagen Textentwürfe erstellen, bestehende Abschnitte strukturieren oder sprachlich überarbeiten. Die pädagogische Haltung und grundlegende Entscheidungen sollten jedoch vom Team beziehungsweise Träger kommen.

Ist eine pädagogische Konzeption für eine Kita vorgeschrieben?

§ 22a SGB VIII nennt die Entwicklung und den Einsatz einer pädagogischen Konzeption als Grundlage für die Erfüllung des Förderungsauftrags. Bei betriebserlaubnispflichtigen Einrichtungen ist die Konzeption außerdem im Rahmen des Antrags auf Betriebserlaubnis vorzulegen.

Kann ich meine bestehende Konzeption komplett in eine KI hochladen?

Das hängt vom eingesetzten System und den enthaltenen Informationen ab. Vorher sollte geprüft werden, welche personenbezogenen oder internen Daten enthalten sind, ob diese für die Aufgabe erforderlich sind, wo sie verarbeitet werden und ob das konkrete KI-System für diesen Einsatzzweck freigegeben ist.

Ist eine lokale KI automatisch datenschutzkonform?

Nein. Eine lokale oder technisch geschlossene Verarbeitung kann Datenübertragungen an externe Anbieter vermeiden beziehungsweise reduzieren, sofern das System tatsächlich lokal arbeitet. Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss trotzdem in den rechtlichen und organisatorischen Rahmen der Einrichtung passen.

Kann KI einen Tagesplan für eine Kita erstellen?

Ja. Aus bereits feststehenden Zeiten, Aktivitäten und Rahmenbedingungen kann KI einen übersichtlichen Planungsentwurf erzeugen. Der Plan sollte jedoch flexibel bleiben und fachlich geprüft werden.

Sollte KI pädagogische Angebote selbst planen?

KI kann bereits vorhandene Ideen strukturieren. Die Auswahl pädagogischer Angebote sollte jedoch auf Beobachtungen, Interessen, Bedürfnissen und fachlichen Entscheidungen der pädagogischen Fachkräfte beruhen. Merke: Eine KI liefert durch pädagogisch erhobene Informationen wesentlich bessere Ergebnisse!

Muss ein Tagesplan jede Minute abbilden?

Nein. Ein Tagesplan kann Orientierungspunkte enthalten und gleichzeitig bewusst flexible Phasen vorsehen. Gerade Freispiel, individuelle Bedürfnisse und situativ entstehende Lernprozesse lassen sich nicht sinnvoll vollständig vorausplanen.

Du möchtest KI im Kita-Alltag sicher einsetzen?

Konzeptionsarbeit und Tagesplanung zeigen besonders gut, dass sinnvoller KI-Einsatz nicht darin besteht, möglichst viele pädagogische Entscheidungen an ein Sprachmodell abzugeben. Entscheidend ist zu wissen:

• Was entscheide ich selbst?
• Welche Informationen benötigt die KI wirklich?
• Wo werden diese Informationen verarbeitet?
• Wie formuliere ich einen klaren Arbeitsauftrag?
• Und woran erkenne ich, ob ein professionell klingender Entwurf tatsächlich zu unserer Einrichtung passt?

In meinem Online-Kurs KI-Assistenz im Kita-Alltag (Niveau A0) lernst du Schritt für Schritt, wie du Text-KI als kontrollierte Assistenz einsetzt – von den Ausgangsinformationen über einen klaren Arbeitsauftrag bis zur fachlichen Prüfung des Ergebnisses.

[Mehr zum Online-Kurs „KI-Assistenz im Kita-Alltag“]

Quellen und fachliche Orientierung

Die fachlichen Hinweise zur pädagogischen Konzeption orientieren sich insbesondere am Achten Buch Sozialgesetzbuch (SGB VIII). § 22a nennt die Entwicklung und den Einsatz einer pädagogischen Konzeption als Bestandteil der Qualitätssicherung und -entwicklung. § 45 regelt unter anderem Anforderungen an die Betriebserlaubnis und die Vorlage der Einrichtungskonzeption.

Für den datenschutzrechtlichen Teil wurden insbesondere die Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ der Datenschutzkonferenz sowie die Orientierungshilfe zu empfohlenen technischen und organisatorischen Maßnahmen beim Einsatz von KI-Systemen herangezogen. Die DSK führt beide Dokumente weiterhin in ihrer offiziellen Übersicht.

Welche zusätzlichen Anforderungen für eine konkrete Einrichtung gelten, kann unter anderem vom Landesrecht, der zuständigen Betriebserlaubnisbehörde und den Vorgaben des Trägers abhängen.

Stand: September 2026

Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine fachliche Orientierung und keine rechtliche Beratung für einen konkreten Einzelfall.